כלי ניהול פרודקטיביות - לעזרת המנמ"ר

שאלה למנמר"ים: קרה לכם שאתם מנסים להסביר למישהו שהוא לא מהתחום למה זה "לא כל כך פשוט" להכניס שינוי מיידי למערכת?

קרה לכם שתוך כדי הסבר של הנדרש לביצוע, פתאום אתם מרחיבים, פתאום אתם מסבירים על ההשפעה הצפויה: על בסיס הנתונים, על הבעיה שתיווצר באבטחת המידע, על השרידות הארגונית ואיך השינוי ישפיע על האפליקציה של הלקוחות ו..חד גדיא. אכן עולם מורכב – אין ספק. מאד Detail oriented.

בדיוק מאותה סיבה הוא גם מורכב לניהול, מאחר והמנמ"ר וצוותו צריכים לנהל פרויקטים למימוש פתרונות חדשים לפי צרכי הארגון, יחד עם תחזוקת כל המערכות הקיימות. על כן ההתעסקות בפרטים היא בלתי נמנעת.

אולם כל מי שניהל עובדים, יודע ש "או שאתה מנהל שיורד לפרטים, או שאתה מנהל שרואה תמונה רחבה".

להיות מנהל של גם וגם – לא נפוץ במחוזותינו.

אז מה זה אומר על ניהול מערכות מידע? שאם מנהלים הם אנשי מקצוע, הם יהיו בהכרח מנהלים גרועים?

ניהול מערכות מידע בגישת ניהול פרויקטים

רוב הארגונים נשענים מאד על טכנולוגיה, משום כך אגף מערכות מידע הוא מהעמוסים ביותר.

בתוך אגף מערכות מידע מנוהלים בכל רגע נתון פרויקטים רבים (בתקשורת, באבטחה, בטרנספורמציה הדיגיטלית, בתיקון תקלות, בשדרוג מערכות, בממשקים עם ה Echo-system, בבסיסי הנתונים, במעבר לענן, ב BI, ב AI ו...עוד המון כלים - שזה אתגר בפני עצמו)

לא פעם רואים מנמ"רים הנמצאים בפרטים הקטנים אך לא מצליחים להרים ראש ולראות את התמונה הארגונית הגדולה.

ריבוי הפרויקטים דורש שהעבודה תנוהל, שהמשאבים יוקצו נכון, שצווארי בקבוק יוצפו וייפתרו ולוחות הזמנים לפתרון, גם אם הם משתנים, שישוקפו לכל בעלי העניין. איך עושים את זה?

יש שהבינו את הבעיה ומשתמשים בשירותי ניהול פרויקטים (PMO) אולם גם אז, סביר שנגלה שהפוקוס של ה PMO יחד עם הפוקוס הניהולי, ממוקדים בפרויקטי הדגל עתירי התקציבים.

אבל מה קורה עם הפרויקטים הקטנים, הקצרים או פרויקטים מעולמות התחזוקה, התשתיות, אבטחת המידע, הפרויקטים החיצוניים? הרי הם משתפים לא מעט משאבים עם פרויקטי הדגל. ויותר מכך, הבעיות השוטפות, הפרויקטים הקטנים, מקבלים מקום של כבוד על שולחן המנמ"ר מאחר והם בעלי אופי של "כאן ועכשיו" מאחר והם תולדה של משבר. מתוך כך פרוייקטים גדולים, שינויים חשובים ועבודת טווח ארוך ממתינה.

אם אנחנו לא מתכוונים להכפיל משאבים, יש דרך להקל על ניהול ה IT? לשפר את הפרודקטיביות?

הגישה המוצעת כאן היא ניהול אגף מערכות מידע באמצעות גישת ניהול פרוייקטים.

הפתרון - פלטפורמה לניהול מספר רב של פרויקטים

טרנד לא חדש ולא מפתיע הנקרא Multi Project Management, שנפוץ בעיקר בארגונים גדולים ומבוזרים המפתחים מוצרים (לרוב בגזרת ה HighTech) מאפשר לראות ולנהל את הפרויקטים ואת המשימות באופן פשוט ונוח.

הפשטות היא תולדה של התקדמות ניהול הפרויקטים ב Agile ובכך שכל ה Echo-System הרלוונטי עובד על אותה פלטפורמה. מהלקוח/המשתמש, דרך מנהל המוצר השיווקי, מנהל התפעול, מנהל הפיתוח, צוותי הפיתוח, צוותי הבדיקות וכל רמות ההנהלה הרלוונטיות. השותפים "מדברים" באמצעות הכלי לניהול הפרויקטים. יש מי שמגדיר משימה חדשה, יש מי שמבצע ומעדכן, שואל שאלות ומתעדכן וכולם מתקשרים תחת ההקשר או המשימה המדוייקת. על כן התקשורת היא קצרה ועניינית.

מעצם החיבור של כל השותפים לאותו כלי, תמונת המצב היא אגרגציית הביצועים לכל המשימות ולכל הפרויקטים. כתוצאה מכך מצב כל פרויקט משוקף בזמן אמת לכל השותפים ומושגת היכולת של המנמ"ר לקבל תמונת עולם מקיפה. הפתרון אינו מושג רק מהיכולת להקצות משימות למשאבים ולגרום להם לדווח, אלא ובעיקר מהתקשורת העניינית, הרלוונטית והמאד ממוקדת.

בדרך זהה יש לנהל את כל הפרוייקטים הקטנים, הבעיות הדורשות משאבים, לשלב את עולמות התשתיות ועולמות אבטחת המידע יחד עם עולמות הניתוח, הפיתוח, הבדיקות, ה BI (וכד') ובכך להציף צווארי בקבוק המשותפים למאמצים השונים.

תקשורת ארגונית – לא רק במייל או ב Whats app:

בארגונים שעדיין לא שם, התקשורת ברובה מתרחשת בזירת המייל ומורחבת גם לשימוש ב Whats app ב Teams וכד'. אולם פלטפורמות אלו מנותקות מההקשר. התקשורת הרלוונטית נמצאת בין בליל גדול של תקשורות לא רלוונטיות. ובכך בכל מייל שאני שולח לחבר בצוות, יש להתחיל מההסבר ומההקשר ולצרף צרופות ולתאר השתלשלות הדברים. לא כך בפלטפורמה לניהול פרויקטים מהדור החדש. כאן יש הקשר, כל המידע הנדרש זמין ובמקום והדיווח קצר ומועיל.

סיכום והמלצה לשיפור הפרודקטיביות

שימוש בפלטפורמות מודרניות לניהול רב-פרויקטלי, המחברת את כל הדבורים לכוורת אחת ומאפשרת תקשורת עניינית תחת ההקשרים המשימתיים, יכולה לעשות פלאים לאגף מערכות מידע,

המנהל באותו זמן מספר רב של פרויקטים ברמות קושי שונות אך על בסיס משאבים משותפים.

בפוסט זה, אין חידוש, אך יש דגש ויש הכוונה. הדגש הוא הניהול המורכב שהוא קורח המציאות במערכות מידע וההכוונה היא: שיש להסתכל על אגף מערכות מידע כגוף שצריך להיות מנוהל ברזולוציה נמוכה, על כן יש צורך לנהל את כל המשאבים (כולל התשתיות, האבטחה, המשאבים החיצוניים), אבל עם כלים מתקדמים המאפשרים זאת מבלי לוותר על התמונה הכללית.

ניהול מערכות מידע על גבי פלטפורמת ניהול פרויקטים אחת, הכוללת את כל המשאבים, מאפשרת דיווח סטטוס לתוך מערכת אחת, המאפשרת שיתוף ידע בין הגורמים תחת הקשר (Context) משימתי, והמציגה את תמונת כל הפרויקטים לכל ה Echo-System ובמיוחד תסייע למנמ"ר לרדת לפרטים מבלי לאבד את ה"תמונה הגדולה".

לא מדובר במותרות, מדובר בשיפור תפוקה, מדובר בשקיפות ארגונית והתנהלות המאפשרת להפוך את הארגון למוביל בתחומו.