פתיח
בשעה טובה הארגון החליט שאת התוכנה הישנה מחליפים בחדשה. ברכות. בוצע סקר שוק לאיתור התוכנה המתאימה ביותר במישור הפונקציונאלי והבמישור התקציבי – ומצאנו. הללויה. בוצע משא ומתן ראשוני ואנחנו כבר רוצים לגשת לרכש ולהוציא הזמנה. רגע... צריך הסכם? כן. תמיד צריך לרשום את המוסכם. בפוסט זה רוכזו מספר קריטריונים המשותפים לכמה סוגי הסכמים הרלוונטים לרכש מערכות המידע. מומלץ לעבור עליהם בטרם נשלחת הזמנה לספק.
שני עקרונות חשובים:
כאשר נחתם חוזה/הסכם טוב הממש את עקרון ה WIN/WIN ומתייחס לכל המצבים האפשריים ברכש תוכנה ופרויקט יישום - כנראה שלא יהיה צורך לפתוח אותו בעתיד, בטח לא נקח אותו לבית המשפט... או במילים אחרות – הסבירות להצלחת הפרויקט עולה.
לא על כל רכש צריכים לעשות הסכם ארוך ומפורט המערב את המחלקות המשפטיות וגוזל זמן. בחלק גדול מהרכש מספיק לרשום את כל המוסכם על גבי ההזמנה. המלצה: בכל ארגון צריך לייצר כלל אצבע המשקלל את עלות הפרויקט/תוכנה יחד עם הסיכון האפשרי מכשלון הפרויקט בכדי להגדיר מתי הסכם הוא הכרחי.
מדדים להצלחת הפרויקט
בטרם נעלה את רשימת הנושאים להתייחסות בחוזה, חשוב לעשות עבודת הכנה ולהגדיר מהם יעדי הפרויקט במובן הפרקטי/פונקציונאלי ומהם היעדים במובן העסקי (אותן סיבות שהביאו לאישור הפרויקט). את היעדים האלה יש להמיר למדדים או קריטריונים שנבדוק אותם בעת סגירת ההסכם וכן לפני תשלום לספק. מדדים אלה שיוכלו לסייע לנו להבדיל בין פרויקט תוכנה מצליח לכושל אם אלה שההסכם ינסה לכוון באמצעותם להצלחה.
כדאי שהמדדים יהיו מספריים וברי כימות. כדאי שיהיו מנוסחים בבהירות.
למדדים הללו כדאי להוסיף את ציר הזמן והכסף וכבר יש בסיס להסכם.
רשימת הנושאים להתייחסות בהסכם רכש תוכנה
לאחר שבוצעה ההכנה, והמדדים החשובים ברורים, רוכזו כאן מספר נקודות שכדאי להתייחס אליהן בהסכם. מאחר והפוסט הוא כללי, כך גם רשימת הנושאים.
סיכום
בהינתן הסכם טוב, סיכויי ההצלחה של הפרויקט/מערכת משתפרים משמעותית. כל הקריטריונים חשובים ביותר, אולם החשוב ביותר זה לייצר את זהות האינטרסים בין הספק ללקוח (Win/Win) אם ניכשל בזה, לא בטוח שהסכם, טוב ככל שיהיה, יעזור.